E-BUSINESS

Digitalisierung schafft Effizienz? Wir rufen ein eindeutiges: Ja! Gerade die umsatzschwachen und weniger wichtigen C-Artikel, wie beispielsweise Montagewagen und Steckregale, verursachen im herkömmlichen Bestellprozess einen hohen administrativen Aufwand – die Beschaffungskosten sind dabei überproportional zum Warenwert. Genau deswegen bieten wir Ihnen drei E-Business-Lösungen, die den Aufwand minimieren und zu verschiedenen Anforderungen und Bestellvolumina passen. Im Folgenden finden Sie Ihre Lösungen, sortiert nach ansteigenden Anforderungen und Bestellvolumen: die „Mein Konto“-Funktion unseres Webshops, der Customized Webshop und die E-Procurement-Lösung zur vollkommenen Automatisierung Ihrer Bestellprozesse.

MEIN KONTO

Sie kaufen bei uns eher sporadisch, aber sind ein Freund von vereinfachten Prozessen? Dann werden Sie die Vorteile der Registrierung in unserem Webshop als Basis-Lösung sicher begeistern. Wenn Sie mit uns bereits individuelle Rahmenvertragskonditionen ausgehandelt haben, profitieren Sie dabei sogar noch von einem Extra …

Ihre Vorteile

Hier können Sie beliebig viele Liefer- und Rechnungsadressen speichern. Sie sind mit nur einem Klick – sogar während des Bestellvorganges – wählbar. 

Nach der Bestellung können Sie Ihren Auftragstatus jederzeit in Ihrem Kundenprofil prüfen.

Laufende Aufträge und bereits abgeschlossene Bestellungen können Sie unter Ihrem Kundenprofil in der Auftragshistorie einsehen. Ob nach Auftragsnummer oder Datum gelistet, entscheiden Sie per Sucheinstellung.

Häufig benötigte Artikel können Sie als individuelle Bestellvorlage speichern, um Sie jederzeit und schnell wieder zu bestellen.

Sie können nach Eingabe Ihrer Kunden- und Auftragsnummer den aktuellen Status Ihrer Sendung abfragen und sie somit auf Schritt und Tritt verfolgen.

Wie funktioniert's?

Registrieren und schon profitieren! Geben Sie einfach Ihre Daten in die vorgegebenen Felder ein und schon können Sie mithilfe unserer Vorteile arbeits- und zeitsparend Ihre Lieblingsprodukte bestellen.

 

 

Und das Beste: Wenn Sie mit uns bereits individuelle Rahmenvertragskonditionen ausgehandelt haben, brauchen Sie uns bloß eine E-Mail an service@gaerner.at schreiben. Ihre individuellen Preise können wir Ihnen für den Webshop in der Regel in kürzester Zeit  freischalten. Auf diese Weise können Sie, auch wenn Ihnen der Rabattsatz nicht bekannt ist, von Ihren Konditionen profitieren. Und damit auch alles einheitlich ist, sind die effektiven Preise sowohl auf Auftragsbestätigungen als auch auf Rechnungen verzeichnet. So können Sie Ihren Taschenrechner getrost zu Hause lassen.

CUSTOMIZED WEBSHOP

Sind Sie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen mit eher kleinem Bestellvolumen? Und Sie arbeiten im Einkauf und der Beschaffung ohne E-Procurement-System? Dann wird der Customized Webshop als „mittlere“ Lösung  genau Ihren Anforderungen entsprechen. Er bietet Ihnen einen exakt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen elektronischen Katalog, der auch E-Katalog genannt wird. Dort können Sie durch alle relevanten Produktinformationen stöbern und Ihre Lieblingsprodukte direkt bestellen.

Ihre Vorteile

Neben den Vorteilen für registrierte Kunden, wie das persönliche Adressbuch, individuelle Bestellvorlagen sowie die Einsicht in Auftragsstatus und -historie, bietet der Customized Webshop noch weit mehr:

Bereits einen Rahmenrabatt mit uns ausgehandelt? Dann warten in Ihrem individuellen Webshop ebenso individuelle Preise abzüglich des Rabattsatzes auf Sie.

Kleiderständer, Schränke und Bürostühle benötigen Sie oft, aber Lagereinrichtung oder Produkte der Industriereinigung braucht bei Ihnen keiner? Ihr Customized Webshop kann bei Bedarf nur die Produkte oder Hersteller anzeigen, die Sie wirklich interessieren.

Nicht jeder Mitarbeiter darf alle Produkte bestellen, bestimmte Budgetgrenzen überschreiten und die Unternehmens-Kreditkarte so richtig zum Glühen bringen. Verwalten Sie in Ihrem individuellen Webshop kinderleicht Benutzer und Genehmigungsverfahren.

Moment, bin ich hier richtig? Mit einem individualisierten „Hallo!“ im Begrüßungstext und Ihrem integrierten Logo, ist der Webshop für jeden Ihrer Einkäufer wiedererkennbar.

Jedes Produkt ist einzigartig. Wie genau sich die Produkte unterscheiden, können Sie den Produktdaten, -bildern und   -beschreibungen im Webshop entnehmen.

Wie funktioniert's?

Um Katalogdatensätze zwischen Ihrem Warenwirtschafts- system und unseren Online-Bestellsystemen auszutauschen, nutzen wir die standardisierte Katalogdatenschnittstelle OCI. So können Sie über das Internet direkt auf unsere aktuellen Katalogdaten zugreifen und sich einen großen administrativen Aufwand sparen. Das Beste: Durch die direkte Verbindung zwischen unserem und Ihrem System sind die Katalogdaten immer aktuell.

Wie lange die Integration eines Customized Webshops dauert? In der Regel können Sie innerhalb weniger Tage nach Beauftragung von dem auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Shop profitieren.

E-PROCUREMENT

Großunternehmen mit hohem Bestellvolumen brauchen eine „große“ Lösung für Ihre Bestellprozesse – klingt einleuchtend, oder? E-Procurement ersetzt Ihre herkömmliche Beschaffung durch einen durchgängigen elektronischen Ablauf. Ihre Bestellungen über unsere elektronischen Produktkataloge sind dabei vollständig automatisiert. In den sogenannten E-Katalogen finden Sie alle produktbezogenen Informationen. Diese Katalogdaten können wir entweder durch regelmäßige Updates (statischer E-Katalog) oder durch Datenschnittstellen oder Punchout-Lösungen ständig aktualisieren (dynamischer E-Katalog).

Top 4 Probleme des Einkaufs

Für mehr Infos einfach auf die Rechtecke klicken:

BESCHAFFUNGSZEIT

BESCHAFFUNGSZEIT

Wussten Sie, dass herkömmliche Beschaffungsprozesse, inklusive Bedarfsformulierungen, Genehmigungsverfahren und die gesamte Bestellabwicklung, bis zu neun Tage dauern können?

BESCHAFFUNGSKOSTEN

BESCHAFFUNGSKOSTEN

Egal, ob Sie eine Maschine oder einen Kugelschreiber kaufen – die Beschaffungskosten sind in beiden Fällen in etwa gleich hoch. Gerade bei C-Artikeln ist der Beschaffungsaufwand oftmals höher als der eigentliche Einkaufspreis.

MAVERICK-BUYING

MAVERICK-BUYING

Hier noch ein Schreibtisch, da noch ein paar Klemmmappen … einen Montagewagen können wir auch mal wieder gebrauchen. Diese „wilden Käufe“ über Lieferanten, mit denen Sie keine Rahmenverträge haben, machen bis zu einem Drittel aller Beschaffungen Ihres Unternehmens aus.

ROUTINEARBEITEN

ROUTINEARBEITEN

Wussten Sie, dass fast 70 % aller Einkaufsvorgänge mit wiederkehrenden Aufgaben, wie dem Verbuchen von Beschaffungsanträgen oder der manuellen Suche nach Lieferanten, verbunden sind?

Mit unseren auf Sie zugeschnittenen E-Procurement-Lösungen können Sie diese vier Entschleuniger bedenkenlos von Ihrer Problem-Liste streichen.

Ihre Vorteile

Hubwagen – ja, Wanduhren – nein? Ihr     E-Procurement-System kann bei Bedarf nur die Produkte oder Hersteller anzeigen, die Sie wirklich interessieren. Wenn sich die Interessen mal verschieben, ist das aber auch kein Problem: Das Sortiment ist jederzeit aktualisierbar und erweiterbar.

Nutzen Sie im Unternehmen andere Bestelleinheiten und sind Sie Freund von Bildern und technischen Zeichnungen? Auch inhaltlich können wir den E-Katalog auf Ihre Wünsche zuschneiden.

Heißt es nun Hubwagen oder Paletthubwagen? So sehr Sie sich als Einkäufer von anderen Einkäufern unterscheiden, so verschieden sind auch die Begriffe nach denen Sie Produkte suchen. Aus diesem Grund können Sie unsere Produkte immer unter verschiedenen Suchbegriffen finden.

Durch die elektronische Dokumentation sind alle Schritte im Einkauf lückenlos nachvollziehbar – Sie sehen auf einen Blick, wer welche Ware geordert und die Bestellung freigegeben hat. Ebenso werden Anforderungen, Genehmigungen und weitere Informationen automatisch archiviert.

Wie funktioniert's?

Nicht nur beim Geschäftstreffen ist eine gemeinsame Sprache überaus wichtig, um die Kommunikation so einfach wie möglich zu gestalten. Auch beim elektronischen, automatisierten Daten- austausch zwischen Geschäftspartnern ist sie Grundvoraussetzung. Damit Ihr E-Procurement-System unseren E-Katalog fehlerfrei verarbeiten kann und die Daten eindeutig lesbar sind, bieten wir sowohl statische (u.a. BMEcat, CIF, Excel, TXT) als auch dynamische Katalogaustauschformate (u.a. SAP OCI, Ariba-, Coupa- und Oracle PunchOut) an.

Nun ist jedoch nicht nur die fehlerfreie Datenübertragung beim E-Procurement wichtig, sondern auch die schnelle Auffindbarkeit und Verfügbarkeit der Katalogdaten. Mithilfe unserer Klassifikationen eCl@ss und UNSPSC sind Produkte durch standardisierte Produktbeschreibungen schnell auffindbar. Auch  kunden- oder lieferanten- spezifische Klassifikationen setzen wir gerne fachgerecht für Sie um.

Um Ihre Bestellprozesse vollständig automatisieren zu können, müssen unsere Systeme nicht nur Katalogdaten, sondern auch Auftrags- und Rechnungs- dokumente austauschen können. Unsere Transaktionsstandards (u.a. EDIFACT, EDI) machen diese Übertragung möglich und stellen eine perfekte Ergänzung zu               Ihrem E-Procurement dar.

Hier können Sie sich zwischen zwei Möglichkeiten entscheiden:

1) Sie laden die Daten aus der gaerner Cloud herunter.
2) Wir führen einen Upload bei Ihrem Provider aus.

Kein Wunder, dass herkömmliche Bestellprozesse bis zu neun Tagen dauern können, denn schon allein auf Genehmigungen zu warten, kann den Prozess ganz schön in die Länge ziehen. Mit dem Genehmigungsverfahren werden unnötige Genehmigungsanforderungen umgangen und der Prozess verschlankt. Im System hinterlegen wir gemeinsam für das automatisierte Verfahren, welche Bestellungen eine Genehmigung erfordern und welche nicht.

Neue, automatisierte Prozesse schön und gut – aber wie bezahlen Sie nun die bestellten Produkte? Mit dem Gutschriftsverfahren. Beim Gutschriftsverfahren sammelt unser System zuerst alle Daten aus Ihren Bestellungen. Das E-Procurement-System vergleicht dann, ob die Bestellungen wirklich bei Ihnen angekommen sind. Dann wird für den Lieferanten automatisch eine Gutschrift erstellt. Schließlich wird das Gutschriftenavis in Ihr ERP-System übertragen und zur Begleichung der Rechnung an Ihre Buchhaltung geschickt.

Der Bestellprozess ist dabei besonders transparent: Der Status ist jederzeit von beiden Seiten abrufbar und Mengen- sowie Preisabweichungen sind ausgeschlossen. Außerdem entfallen aufwendige Rechnungsprüfungen und Buchungen, da alle Daten elektronisch verfügbar sind und per Schnittstelle ins System übertragen werden.

Referenzen

Kontakt

Sie wollen Ihre Bestellprozesse durch eine auf Sie zugeschnittene E-Procurement-Lösung verschlanken?

Vereinbaren Sie einfach einen unverbindlichen Beratungstermin mit unserem E-Business-Spezialisten Daniel Stipsits – gerne auch bei Ihnen vor Ort!

  • 0662 4520 12 12
  • e-procurement@gaerner.at